De vijf uur die je niet ziet

Eén week bijhouden. Elke keer dat je iets doet wat geen omzet oplevert, zet je de minuten erbij. Aan het eind van de week telt het blad zelf op waar ze heen gingen.

Download het formulier (xlsx)

Hoe je het invult

• Op het moment zelf. Niet 's avonds. 's Avonds ben je de helft vergeten, en dat is precies de helft die telt: de stukjes van zeven minuten.
• Drie woorden per regel. "Factuur maken", "bon overtypen", "bestand zoeken". Meer heb je niet nodig.
• Kies een categorie uit de lijst. Past het nergens in, neem dan overig. Komt overig vaak voor, dan mis je een categorie en mag je er zelf een bij zetten.
• Ook de korte. Twee minuten zoeken is een regel. Juist die.

Wat er rechts komt te staan

Per categorie de minuten, het aandeel, en wat het op jaarbasis is bij 52 weken. Dat laatste getal is waarom je dit doet. Zeven minuten per dag lijkt niets; het is dertig uur per jaar.

De categorieën

1. Facturen en betalingen.
2. Mail die geen mail hoefde te zijn.
3. Zoeken naar iets dat je al had.
4. Iets twee keer invoeren.
5. Bonnetjes en administratie.
6. Overig.

Ze staan in deze volgorde omdat mensen bij de eerste beginnen op te ruimen. De derde is bijna altijd de goedkoopste om weg te halen, want daar zit geen klant en geen leverancier aan vast — alleen jouw eigen ordening.

Wat het mij kost

Ik ben meer dan 10.000 euro per jaar aan boekhouding kwijt. Dat is dan de accountant, het boekhoudprogramma en een medewerkster administratie een paar uur in de week.

Dat bedrag ken ik omdat het op facturen staat. De uren die ik er zelf nog in stop, staan nergens. Dit blad is er om die tweede rekening zichtbaar te maken.

Waarom meten en niet meteen uitbesteden

Je kunt die uren pas terugwinnen als je weet waar ze heen gaan. Uitbesteden zonder te meten verplaatst het duurste stuk en laat het goedkoopste liggen, en je merkt het verschil niet omdat je het beginpunt nooit hebt geteld.

Eén week is genoeg. Twee weken is nauwkeuriger en je houdt het niet vol.

Terug naar Beursbox